Office manager / Management Assistent
Contract van onbepaalde duurDagwerkDeeltijdsVaste Job
SPOTWATCH is op zoek naar een administratieve ondersteuning in de vorm van een office manager / management assistent. Je houdt overzicht over de hele organisatie en staat in nauw contact met de CEO in een veelzijdige functie.
Functieomschrijving
- Je beheert de agenda van de CEO.
- Je plant meetings en sollicitaties in.
- Je doet een eerste filtering van de mailbox van de CEO en waar mogelijk beantwoord je die. Je attendeert op belangrijke zaken.
- Je onderhoudt een wekelijkse meeting met de CEO, waarin je de stand van zaken bespreekt en opvolgt, prioriteiten mee bepaalt en deadlines opvolgt.
- Je plant en je bereidt de team meetings voor.
- Afstemmen met de operationele leads en knelpunten en KPI’s samen met hen en opvolgen en rapporteren aan de CEO.
- Je fungeert als klankbord en vertrouwenspersoon van de CEO.
- Je zorgt voor ondersteuning in de onboarding van nieuwe medewerkers.
- Je ondersteunt in het preventiebeleid van de organisatie.
- Inkopen voor de filialen op basis van de bestellijsten van de verschillende locaties.
- Je voert eenvoudige controles uit om de kwaliteit en nauwkeurigheid te waarborgen.
- Analyseren en vastleggen van richtlijnen rond administratieve afspraken over de verschillende locaties heen en het nalezen ervan.
- Ondersteunen in de opmaak van de communicatiestrategie.
- Je voorziet documentatiemateriaal, detecteert nieuwe noden en houdt ze actueel waar nodig.
Profiel
- Je bent een echt organisatorisch talent: je kan meerdere taken en verantwoordelijkheden beheren en coördineren.
- Je kan tijd efficiënt beheren en prioriteiten stellen.
- Je bent stressbestendig: je kan efficiënt werken onder druk, zonder de kwaliteit te verliezen.
- Je bent communicatief vaardig: je kan effectief communiceren met teamleden, bezoekers en andere stakeholders.
- Je bent flexibel: je kan je snel aanpassen aan veranderende omstandigheden en behoeften.
- Je bent betrouwbaar en discreet: je bent betrouwbaar en integer in alle aspecten van het werk. Je gaat om met vertrouwelijke informatie op een respectvolle en zorgvuldige manier.
- Je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail in administratieve taken.
- Je bent als een coach voor je collega’s, je kan ze motiveren en aansturen.
- Je denkt zowel probleemoplossend als proactief, voordat problemen zich voordoen.
Locatie
In overleg, bereidheid om af en toe naar de verschillende SPOTWATCH-locaties te gaan.
Vereiste studies
- Diploma in bedrijfsadministratie, bijvoorbeeld Bachelor Bedrijfsadministratie, Bachelor Gezondheidszorgmanagement of een gerelateerd vakgebied.
- Gelijkwaardig door ervaring
Werkervaring
- 3-5 jaar ervaring in een administratieve of managementrol.
Talenkennis
- Nederlands (zeer goed)
- Engels (goed)
- Frans (in beperkte mate)
Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds: 60% of 80%, te bespreken
- Dagwerk
Jobgerelateerde competenties
- Administratie en organisatie
- Analyseren
- Communicatie en professionaliteit
- Alle ins-en outs leren kennen van de organisatie
- Verantwoordelijkheid
- Coaching
- Doorzettingsvermogen
- Proactief
- ‘Hands-on’ en ‘can-do’ mentaliteit
- Integriteit
- Flexibiliteit
- Stressbestendigheid
- Kritische ingesteldheid
Aanbod
- Een dynamische en stimulerende werkomgeving, waarin je veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid geniet.
- Je krijgt inspraak en je ideeën hebben mogelijks een directe impact op het beleid.
- Je werkt in een klein en warm team.
- In ruil voor je flexibiliteit krijg je die ook van ons terug (afhankelijk van de beschikbaarheid). Voltijdse job of halftijds werkschema is bespreekbaar.
- Een marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Solliciteer nu
Klaar voor een nieuwe uitdaging bij SPOTWATCH?
Stuur je CV en motivatiebrief naar contact@spotwatch.be of via het formulier hiernaast. We kijken ernaar uit om jou te ontmoeten!
Vragen over deze job?
Contacteer ons via e-mail naar contact@spotwatch.be of via 09/496 31 21.
