Medisch secretariaat / Allround assistant
Om de capaciteit te kunnen uitbreiden is SPOTWATCH op zoek naar een veelzijdige en flexibele collega om de hele organisatie te ondersteunen.
Functieomschrijving
Deze functie is bijzonder veelzijdig met veel afwisseling. Je ondersteunt de organisatie waar nodig, gaande van telefonie, behandelen van e-mails, inplannen van afspraken, planning van de collega’s bij ziekte en vakantie, tot het organiseren van (kleinschalige) events. Wanneer nodig kun je ook bijspringen bij het beeldwerk.
- Je doet zeer diverse administratieve taken.
- Je beantwoordt telefoongesprekken en e-mails, en je geeft informatie aan bezoekers, artsen en andere betrokkenen.
- Je plant afspraken voor bezoekers in, en springt bij als er afspraken herpland moeten worden.
- Wanneer nodig spring je bij aan het onthaal: je geeft uitleg, beantwoordt vragen en je rekent af met bezoekers.
- Je verwerkt dossiers en werkt informatie in ons systeem bij.
- Je draagt bij aan een verzorgde omgeving: je houdt een oogje in het zeil dat de kleedhokjes netjes blijven en grijpt waar nodig even in – bijvoorbeeld met een snelle swifferbeurt – zodat bezoekers zich altijd welkom voelen in een propere ruimte.
- Je hebt een belangrijke rol bij de planning bij collega’s die ziek zijn of met vakantie gaan.
- Je kijkt de stock na, doet bestellingen, en je doet boodschappen wanneer nodig.
- Je ondersteunt in de onboarding van nieuwe medewerkers.
- Je organiseert meetings en bereidt ze voor.
- Je ondersteunt in de loonadministratie.
- Je merkt waar er pijnpunten zitten, je denkt mee over oplossingen en waar mogelijk pak je dit al aan.
- Wanneer nodig spring je bij om huidscans en detailopnames van de huid van onze bezoekers te maken. We verwachten hier geen voorkennis, je zal hierin opgeleid worden. We voorzien daarvoor voldoende tijd en begeleiding. Je hebt daarbij geen schrik van naakt.
Profiel
Als innovatieve speler in de zorg zetten we sterk in op een professionele, warme en oplossingsgerichte cultuur. We zoeken iemand die daar natuurlijk in meebeweegt:
- Je plant en organiseert efficiënt, houdt overzicht en schakelt snel wanneer prioriteiten veranderen.
- Je bent servicegericht: bezoekers voelen zich gezien, geholpen en gerustgesteld.
- Je blijft kalm onder druk en neemt beslissingen wanneer dat nodig is.
- Je denkt vooruit, signaleert problemen vroeg en neemt initiatief zonder dat iemand het moet vragen.
- Je werkt nauwkeurig en volgt procedures feilloos op — administratieve details zijn bij jou in veilige handen.
- Je communiceert helder en foutloos in het Nederlands, mondeling én schriftelijk.
- Je bent betrouwbaar: wat je opneemt, wordt afgewerkt.
- Je werkt graag in een klein team, maar functioneert even vlot zelfstandig.
- Je bent flexibel inzetbaar: je hoofdlocatie is in Aalter, maar occasioneel op een andere locatie werken vormt geen probleem.
Als jij voor SPOTWATCH zorgt, zorgt SPOTWATCH voor jou!
Hoofdlocatie
Aalter
Je zal hoofdzakelijk werken op onze locatie in Aalter, maar je bent bereid om af en toe naar een andere locatie te gaan.
Vereiste studies
- Diploma in Medisch Secretariaat of bedrijfsadministratie, bijvoorbeeld Bachelor Bedrijfsadministratie, Office Management, Bachelor Gezondheidszorgmanagement of een gerelateerd vakgebied.
- Gelijkwaardig door ervaring
Werkervaring
- Geen werkervaring vereist
Talenkennis
- Nederlands (zeer goed)
- Engels (goed)
- Frans (is een plus)
Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds of deeltijds – aantal uren te bespreken
- Dagwerk
Jobgerelateerde competenties
- Organisatietalent: je plant efficiënt, houdt overzicht over meerdere taken en bewaart structuur.
- Communicatief sterk: je communiceert helder, correct en empathisch – zowel aan de telefoon, aan het onthaal als in e-mails.
Klantgericht en gastvrij: je stelt mensen op hun gemak, voelt noden goed aan en geeft duidelijke uitleg.
Discreet en betrouwbaar: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke medische informatie. Feedback neem je ter harte om uit bij te leren.
Nauwkeurig en detailgericht: je werkt zorgvuldig en ziet snel fouten.
Zelfstandig én een teamspeler: je kan zelfstandig werken, maar stemt vlot af met collega’s.
Proactief en oplossingsgericht: je denkt mee, ziet wat er beter kan en onderneemt actie.
Stressbestendig en flexibel: je blijft rustig tijdens drukke momenten en springt bij waar nodig.
- Prioriteitenbeheer: je weet wat belangrijk en wat dringend is, en handelt daarnaar.
Digitale vlotheid: je werkt zeer makkelijk met digitale tools en leert snel bij in nieuwe systemen.
Aandacht voor netheid en sfeer: je ziet wanneer een ruimte aandacht vraagt en zorgt dat bezoekers zich welkom voelen.
Aanbod
- Een dynamische en stimulerende werkomgeving in de zorg, waarin je veel zelfstandigheid geniet en van je verwacht wordt.
- Je hebt veel afwisseling in je taken.
- Je krijgt inspraak en je ideeën worden altijd geapprecieerd.
- Je werkt in een klein en warm team.
- Flexibiliteit (afhankelijk van de beschikbaarheid). Deeltijds werkschema is bespreekbaar.
- Mogelijkheden voor ontwikkeling en groei in je takenpakket.
- Een marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Je hoeft geen weekends of feestdagen te werken.
- Vaste vakantieperiode tussen Kerst en Nieuw en in de zomer rond de week van 21 juli, andere vakantiedagen vrij in te plannen.
Solliciteer nu
Klaar voor een nieuwe uitdaging als onthaalmedewerker en beeldtechnicus bij SPOTWATCH?
Stuur je CV en motivatiebrief naar hr@spotwatch.be of via het formulier hiernaast. We kijken ernaar uit om jou te ontmoeten!
Vragen over deze job?
Contacteer ons via e-mail naar hr@spotwatch.be en vermeld de hoofdlocatie.